De quoi s’agit-il ?
La PAF (Piste Audit Fiable) est une obligation légale pour les entreprises avec des enjeux importants.
Selon le BOFIP et en application du 1° du VII de l’article 289 du CGI, « la mise en place par l’assujetti de contrôles établissant une piste d’audit fiable est un des procédés permettant d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures ». Le texte ayant introduit la réforme a élaboré différentes obligations :
- recensement des flux de facturation clients et fournisseurs : ensemble des documents commerciaux (contrats, devis, bons de commande, etc.) et juridiques attestant du règlement,
- archivage de l’ensemble de ces documents,
- réalisation de tests permanents.
Pour l’administration fiscale, l’objectif sera de vérifier le droit à déductibilité de TVA* pour les factures entrantes, le caractère original des factures sortantes et le respect de la législation à toute étape du processus de facturation.
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Il s’agit d’un point de vérification potentiel pour l’administration fiscale et des questions relatives aux thématiques traitées par la PAF sont désormais posées dans le cadre de certains contrôles diligentés par les Brigades de vérification des comptabilités informatisées.
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*Une remise en cause de la TVA déductible pourra être opérée pour les factures reçues et des amendes calculées suivant les irrégularités relevées sur les factures émises pourront être appliquées en cas de contrôle.
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Le caractère obligatoire de la PAF
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Issue de la transposition de la directive 2010/45/UE de 2010, la réforme de la facturation a abouti à l’assouplissement du cadre des différents formats de facturation. Depuis le 1er janvier 2013 (mise en oeuvre effective à compter du 1er janvier 2014), les sociétés qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale peuvent choisir de les émettre selon différentes modalités de transmission :
- EDI fiscal : Echange de Données Informatiques (article 289 VII 3° du CGI) – Signature électronique avancée (certificat qualifié « RGS 2 étoiles »)
- Factures papier et/ou électroniques « non sécurisées »
Au regard de la nouvelle réglementation, cette liberté de choix entraîne toutefois pour la troisième voie (à ce jour la plus utilisée) la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou prestations de services.
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Concrètement :
Toujours selon le BOFIP : « les contrôles établissant la piste d’audit sont organisés et permanents ». Ils sont choisis par l’entreprise et mis en œuvre sous sa responsabilité pour :
- garantir les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures,
- maîtriser le fonctionnement de son système d’émission, de transmission et de réception des factures,
- garantir que les factures émises et reçues correspondent à la réalisation d’une livraison de biens ou d’une prestation de services effectivement réalisée.
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Les contrôles doivent être adaptés à la taille de la société, la nature de son activité, la volumétrie des factures (émises et reçues).
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Les vérifications doivent permettre de s’assurer des éléments suivants dans la facturation :
- le respect des mentions obligatoires sur factures,
- la facture doit être complète et non modifiées,
- la facture doit être adressée à la bonne personne et au bon moment,
- le chemin dans les systèmes d’information, et la validation de chaque étape de la facturation doivent être définis,
- les défaillances éventuelles, qu’elles soient opérationnelles via une défaillance technique, ou financières, doivent être identifiées et maîtrisées,
- les doublons d’émission ou de réception de factures doivent être évités,
- l’opération concernée doit être bien réelle.
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La piste d’audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture, c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté d’une opération et de relier les différents documents de ce processus.
Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
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Nos recommandations :
Il est donc indispensable d’anticiper les contrôles à venir en rédigeant la documentation et en justifiant des contrôles réalisés. Pour cela :
- sensibiliser les cadres et personnels : comptables, informatiques…
- recenser l’ensemble des outils utilisés,
- identifier les différents processus appliqués par les services,
- modéliser et tester les processus,
- rassembler la documentation en un livrable avant les contrôles de l’administration.
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Enfin, dans le cadre de sa mission légale, le commissaire aux comptes s’appuiera naturellement sur cette documentation relatant une partie des procédures de contrôle interne relative au processus de facturation.
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