La Piste d’Audit Fiable (PAF) est une obligation légale pour les entreprises avec des enjeux importants.
1- Rappel
Depuis le 1er janvier 2013 (mise en œuvre effective à compter du 1er janvier 2014), les sociétés qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale peuvent choisir de les émettre selon différentes modalités de transmission :- EDI fiscal : Echange de Données Informatiques (article 289 VII 3° du CGI)
– Signature électronique avancée (certificat qualifié « RGS 2 étoiles »)
– Factures papier et/ou électroniques « non sécurisées »
Au regard de la nouvelle réglementation, cette liberté de choix entraîne toutefois pour la troisième voie (à ce jour la plus utilisée) la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou prestations de services.
2- La piste d’audit fiable dans la pratique
La piste d’audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture, c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté d’une opération et de relier les différents documents de ce processus.
Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
Les contrôles doivent être adaptés à la taille de la société, la nature de son activité, la volumétrie des factures (émises et reçues).
Les vérifications doivent permettre de s’assurer des éléments suivants dans la facturation :
– respect des mentions obligatoires sur factures,
– la facture doit être complète et non modifiées,
– la facture doit être adressée à la bonne personne et au bon moment,
– le chemin dans les systèmes d’information, et la validation de chaque étape de la facturation doit être défini,
– les défaillances éventuelles, qu’elles soient opérationnelles via une défaillance technique, ou financières, doivent être identifiées et maîtrisées,
– les doublons d’émission ou de réception de factures doivent être évités,
– l’opération concernée doit être bien réelle.
Nos commissaires aux comptes sont à votre écoute et à votre disposition face à cette obligation de Piste d’Audit Fiable. Découvrez notre mission/recommandation via le document pdf associé.
