Les cadres passent en moyenne 5,6 heures par jour pour traiter leurs mails selon une étude Adobe. Certains cadres ont donc décidé de dicter leur rythme. Comment imposer des créneaux de réponses aux emails sans contrarier vos interlocuteurs. Une tendance à suivre ?
1ère méthode : Envoyer un message pour indiquer ses heures de consultations de mails
Avant l’heure, c’est pas l’heure ; après, c’est plus l’heure. Dans un message de réponse automatique aux courriels qui sont envoyés, le manager précise qu’il ne lit ses courriels que le matin entre 9 et 10 heures, puis l’après-midi entre 14 et 15 heures et en fin de journée entre 18 et 19 heures.
Le message derrière est clair : je me rends disponible, mais je ne suis pas à disposition.
Quels bénéfices ?
Le nombre de mails a naturellement diminué car les personnes cherchent leurs réponses par eux-mêmes.
Pour les collaborateurs, ils viennent directement à son bureau plutôt que d’envoyer un mail.
Deuxième méthode : Gérer ses mails à heure fixe mais sans avertir
Pour éviter d’être submergée par les mails et donc d’être tentée d’y répondre tout de go, une coach indépendante depuis janvier dernier, a commencé par couper les notifications mails sur son téléphone portable. Pas alertée, pas tentée.
Elle se réserve des plages horaires pour consulter et répondre à ses mails. « En début de matinée, je télécharge tous les mails de la veille. Durant la pause déjeuner, je réponds aux plus urgents et je me reconnecte dans l’après-midi », illustre-t-elle. « Je ne sauve pas des vies, je ne suis pas chirurgienne. J’ai rarement de vraies priorités urgentes à traiter. Et si c’est le cas, les gens m’appellent ou m’envoient un SMS », détaille-t-elle.
Quels bénéfices ?
Cinq mois après le lancement de son activité, elle n’a toujours pas prévenu ses interlocuteurs de sa pratique. « Personne ne le sait et ça marche bien comme ça. Ça me libère la tête et m’évite d’avoir la boule au ventre car stressée par des mails urgents qui au final, ne le sont pas », constate-t-elle.
3ème méthode : Couper officieusement sa messagerie pour rester concentré
S’il doit boucler un dossier d’appel d’offres, n’attendez pas de réponse immédiate aux mails que vous envoyez à Hugues. Pour gagner en concentration et donc en efficacité, ce chef coupe tout : téléphone portable dans la poche de sa veste en mode silencieux et messagerie de son PC éteinte. « En n’étant pas dérangé ou pas tenté de répondre à des urgences qui n’en sont pas réellement, j’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale pendant une durée donnée », précise-t-il.
J’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale.
Une fois, le dossier bouclé, il se reconnecte à tous ses outils et classe ses mails par ordre de priorité. A ce jour, personne ne s’est plaint de ce type de pratiques complètement officieuses dans son groupe. Il essaie d’ailleurs de convertir ses équipes à ce droit à la déconnexion.
Alors tentez de lire vos emails à heure fixe ?
